Drittmittelverträge – Einführung des neuen Vertragsvorgangsmanagements
Liebe Kolleg*innen,
in den vergangenen sechs Monaten hat die Drittmittelabteilung das Vertragsvorgangsmanagement für Drittmittelverträge über das OTOBO-IT-Ticketsystem konzipiert und gemeinsam mit der Rechtsabteilung, dem Datenschutz sowie ausgewählten Kliniken und Instituten das Vertragsvorgangsmanagement für Drittmittelverträge getestet. Unser Dank gilt der UMG-IT für die technische Beratung und Umsetzung.
Die Prozessreife ist nun soweit fortgeschritten, dass wir den Rollout für alle Einrichtungen der UMG in die Wege leiten. Das System wird daher ab sofort aktiv genutzt.
Was heißt das konkret für Sie?
Bitte pflegen Sie alle neuen Vertragsprüfungen zu Drittmittelverträgen ausschließlich über das OTOBO-IT-Ticketsystem ein. Dies betrifft z.B. Kooperationsverträge, Weiterleitungsverträge, Referentenverträge, Dienstleistungs- und Sponsoringverträge, Material Transfer Agreements, Geheimhaltungsvereinbarungen, Data Transfer Agreements sowie Verträge im Bereich der Auftragsforschung, insbesondere zu klinischen Studien.
Den Zugang zum OTOBO-IT-Ticketsystem haben Sie bereits. Sie verwenden einfach Ihre regulären Log-in-Daten.
So gehen Sie vor:
1. Rufen Sie das OTOBO-IT-Ticketsystem auf: https://selfservice.med.uni-greifswald.de/otobo/customer.pl
2. Wählen Sie eine Serviceanfrage über die Kachel „Abteilung Drittmittel“.
3. Wählen Sie den gewünschten Service und tragen Sie die erforderlichen Stammdaten ein und
übermitteln ihr Ticket.
Anschließend übernimmt der für Sie zuständige Mitarbeitende der Drittmittelabteilung wie gewohnt die Vertragskoordination.
Ihre Vorteile:
Das System bietet Ihnen vor allem Transparenz und Prozessübersicht. Sie können jederzeit selbst einsehen, wo sich Ihr Vorgang aktuell befindet, auch ohne in die direkte Kommunikation eingebunden zu sein oder nachfragen zu müssen.
Sobald Sie ein Ticket angelegt haben, werden Sie vom System automatisch per E-Mail informiert. Anschließend können Sie wie gewohnt per E-Mail mit den zuständigen Personen kommunizieren. Bitte beachten Sie dabei die Hinweise im Abschnitt „Wichtig“.
Auch für die beteiligten administrativen Bereiche ergeben sich durch die Nutzung des Systems mehrere Vorteile. Wir erwarten eine spürbare Steigerung der Effektivität und Effizienz in der Koordination und Nachverfolgbarkeit der Vertragsprüfungsvorgänge durch standardisierte Prozesse.
Wichtig:
Bitte lassen Sie die [Ticketnummer] im Betreff Ihrer E-Mails unverändert bestehen (einschließlich der eckigen Klammern – die Position im Betreff ist dabei unerheblich).
Führen Sie dabei die zentrale E-Mail-Adresse Ticketsystem.UMG-IT@med.uni-greifswald.de immer mit – gerne auch bei Kommunikation mit externen Partnern.
Bei Fragen oder Anregungen wenden Sie sich gerne an Ihre zuständigen Ansprechpersonen in der Drittmittelabteilung. Wir unterstützen Sie jederzeit gerne!
Viele Grüße
Ihre Abteilung Drittmittelmanagement
