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Elektronisch gestütztes Promotionsverfahren

Seit 1. Juli 2019 werden alle Promotionsvorhaben an der UMG im universitätseigenen Forschungsinformationssystem (FIS), einer geschützten internen Datenbank, geführt und bearbeitet. Promovenden sind verpflichtet, vor der Eröffnung ihres Verfahrens (d.h. vor Einreichen der Promotion) alle relevanten Daten im FIS einzutragen, und hier den "Antrag auf Zulassung" zu generieren. Mitteilungen an Promovenden werden von diesem Zeitpunkt an nicht mehr postalisch, sondern per E-Mail versandt. Der Ablauf des Promotionsverfahrens bleibt ansonsten unverändert.

Die elektronische Datenerfassung bietet eine Reihe von Vorteilen: kurzfristige Aktualisierung persönlicher Daten wie Adressdaten; E-Mail Versand von Mitteilungen; automatische Erstellung von Formularen; Maßnahmen zur Qualitätssicherung, z.B. Überwachung von Fristen; Unterstützung anonymisierter statistischer Abfragen, insbesondere der Promovierendenstatistik des Statistischen Bundesamtes.

Das Forschungsinformationssystem ist ein fakultätsübergreifendes Instrument der Universität Greifswald zur Publikations- und Projektverwaltung und dient insbesondere der Darstellung von Forschungsleistungen (Publikationen, Buchbeiträge, Drittmittel-Projekte) sowie der internen Leistungsauswertung und Prozesssteuerung. Das in diese Forschungsdatenbank integrierte Promotionstool ist nur nach persönlichem Login unter Meine Daten >  Promotion abrufbar (s. Hinweise zum Datenschutz) und somit nicht nach außen sichtbar. Hintergründe zum Forschungsinformationssystem finden Sie hier.

Wenn Sie an der Universität oder Universitätsmedizin Greifswald angestellt oder als (Promotions-)StudentIn eingeschrieben sind, ist bereits ein Nutzerkonto für Sie im FIS angelegt. Der Login erfolgt mithilfe Ihrer Nutzerkennung, mit der Sie sich bspw. auch in der groupware einloggen.

Für alle externen Promovenden  wird ein eigenes Nutzerkonto erstellt. Bitte wenden Sie sich diesbezüglich unter Angabe Ihres vollständigen Namens und Ihrer E-Mail-Adresse an den Systemadministrator, Herrn Daniel Fredrich, fis_adminuni-greifswaldde.

Nachdem Sie sich im FIS eingeloggt haben, finden Sie in der linken Menü-Spalte unter Meine Daten das Modul Promotion. Hier tragen Sie bitte Ihre Daten ein (Pflichtfelder sind mit einem * gekennzeichnet) und speichern Ihre Eintragung (übernehmen). Jetzt können Sie mithilfe der Buttons im oberen Bereich die Formulare Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren und Bestätigung der Annahme als Doktorand generieren.

Den unterzeichneten Antrag auf Zulassung reichen Sie bitte mitsamt Ihrer Dissertationsschrift und den übrigen geforderten Unterlagen im Promotionsbüro ein. Die Bestätigung über die Annahme als Doktorand benötigen Sie zur Einschreibung zum Promotionsstudium an der Universität, wenn Sie Ihr Studium vor Beginn der Promotion bereits abgeschlossen haben.

Mithilfe des FIS werden ausschließlich Daten erhoben, die für die Bearbeitung Ihres Promotionsverfahrens notwendig sind. Zugriff auf den gesamten Promotionsdatensatz haben die Sachbearbeiterinnen des Dekanats, Frau Silke Schwarze und Frau Mathilda Guerin, sowie der Systemadministrator Herr Daniel Fredrich. Die genannten Personen sind zur Geheimhaltung verpflichtet. Die Weitergabe Ihrer Daten für statistische Zwecke, insbesondere für die Promovierendenstatistik des Statistischen Bundesamtes, erfolgt in aggregierter Form und lässt keine Rückschlüsse auf Ihre Person zu. Es gelten die allgemeinen Datenschutzbestimmungen der UMG und des Forschungsinformationssystems.